log in

Vacature Secretaris (m/v)

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor het administratieve deel van de vereniging en de formele communicatie naar buiten. Je bent het geheugen van de vereniging, zowel op de korte als op de lange termijn. Daarbij ben je ook een beetje het geweten van de vereniging. Er mag van je verwacht worden dat je waarborgt dat voorgenomen plannen en acties overeenkomen met de uitgangspunten en doelen van Aegir. Je bewaakt de structuur van de bestuursvergaderingen, de gemaakte afspraken en het volgen van bepaalde procedures.

Ook ben je contactpersoon naar de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB).

Tot de taken behoren:

  • Zorgdragen voor het dagelijkse bestuur van de vereniging, samen met de voorzitter en penningmeester;
  • Maken van de notulen van de bestuursvergaderingen en het verstrekken van deze notulen aan o.a. de bestuursleden;
  • Het beheren van de diverse actielijsten;
  • Notuleren van de Algemene Ledenvergaderingen
  • Het maken van een jaarverslag;
  • Het schrijven van ‘van de bestuurstafel’ om de vereniging op de hoogte te houden van de bestuurlijke activiteiten.
  • Verzorgen van de uitnodigingen voor de jubilarissen voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering;
  • Zorgdragen voor een correcte registratie van het bestuur bij de Kamer van Koophandel Eindhoven;
  • Zorgdragen dat de bestuurssamenstelling bekend is bij de KNZB;
  • Zorgen dat de inkomende post, mail en overige informatie bij de juiste personen in de vereniging terecht komt;
  • Aanvragen van de vrijwilligerspenning of –oorkonde voor de jubilerende vrijwilligers binnen de vereniging;
  • Het archiveren van stukken die bewaard moeten blijven;
  • Contacten onderhouden met commissies en overige vrijwilligers;
  • Contacten onderhouden met diverse externe organisaties en het management van de zwembaden waar Aegir gebruik van maakt.

Het bestuur vergadert doorgaans één keer per maand. Verder komt het dagelijks bestuur regelmatig bij elkaar om de voortgang te bewaken.

Gemiddeld ben je 3u per week bezig met je secretaristaken.

het Bestuur

Het bestuur van Zwem- & Polovereniging Aegir plaatst met enige regelmaat artikelen op de website om haar leden en vrijwilligers te informeren. 

Log in of maak een account