Verslag 1-verenigingsavond 4 februari
Hierbij het verslag van de 1-verenigingsavond van 4 februari jl. Met de start van de 1-verenigingsavond zijn we een volgende fase ingegaan. Namelijk het gezamenlijk uitvoering geven aan de opgestelde speerpunten voor 2016.
Inleiding
Omdat de voorzitter a.i. later komt, heet de secretaris iedereen welkom. Een speciaal welkom voor K. Janssen (Brug8). Met zijn komst sluit het bestuur het traject om te komen tot beleid, af.
Het bestuur is blij dat we deze avond bij elkaar zijn om actief te kijken of het beleidsplan genoeg draagvlak heeft om daadwerkelijk te kunnen starten met de diverse acties. Op 10 december 2015 werd een klankbordavond georganiseerd om het concept-beleidsplan te toetsen bij alle betrokkenen én om de speerpunten voor 2016 te bepalen. Ook heeft het bestuur dit, samen met de elementaire commissie, op 25 januari jl. gedaan. Voor de elementaire commissie (en eigenlijk voor heel Aegir) is het belangrijk dat de licentie verkregen wordt van de NRZ/NPZ. Met deze licentie mogen we namelijk in de toekomst diploma’s blijven uitgeven.
De aanwezigen concluderen dat gezamenlijk de diverse speerpunten vanavond zijn vastgesteld. Deze zijn ook terug te vinden in het verslag van 10 december. Daarbij komt dan nog het behalen van de licentie.
Draagvlak voor beleidsplan met daarbij kansen/uitdagingen en bedreigingen
De nieuwe verenigingsstructuur houdt o.a. in dat er meer veranderbereidheid en initiatief verwacht wordt van de commissies en de leden (bottum-up). Met de aanwezigen wordt in kaart gebracht wat kansen en bedreigingen kunnen zijn voor deze nieuwe aanpak. We focussen ons natuurlijk vooral op de kansen, maar zullen de bedreigingen ook serieus in acht moeten nemen. Hier komt het volgende uit:
Kansen/Uitdagingen:
- De commissies moeten verantwoordelijkheid durven nemen om aan de slag te gaan;
- De verantwoordelijkheid ligt niet alleen meer bij het bestuur maar ook bij de commissies en overige leden die een taak op zich hebben genomen;
- Er ontstaan meer samenwerkingsverbanden dan alleen binnen je eigen commissie. Hierdoor ontstaat harmonie, begrip en mogelijk veel positieve energie. Dit straalt Aegir vervolgens uit;
- Je leert meer mensen kennen binnen de vereniging en hierdoor worden de diverse lijntjes korter;
- Er wordt meer nagedacht over nieuwe ideeën. Alles blijft daardoor niet bij het oude en we staan niet stil;
- De leden en consumenten zijn tevredener dan voorheen;
- Het vertrouwen in elkaar neemt toe.
Bedreigingen:
- De verantwoordelijkheid is te groot. Zaken worden toch niet opgepakt en de diverse acties stagneren;
- Er worden onvoldoende vrijwilligers gevonden voor alle initiatieven;
- Er ontstaat ‘wildgroei’. We raken het overzicht kwijt;
- We vervallen met z’n allen snel in ons oude patroon;
- We worden opgeslokt door de orde van de dag. Onze aandacht gaat uit naar wat er op ons
- pad komt en het beleidsplan verdwijnt op de plank;
- Het kost ons teveel (vrije) tijd. De werklast is te hoog.
Tijdens de geplande 1-verenigingsavonden wordt dus door de aanwezigen geëvalueerd hoe het gaat met de beleving van de kansen en bedreigingen. Dit wordt een vast agendapunt.
Vaststellen beleidsplan en het geven van een naam
Gezamenlijk wordt daarna bepaald wat de naam van het beleidsplan wordt: OCTOPUS. Deze naam heeft met water en zwemmen te maken. Daarbij symboliseren de acht armen de diverse takken binnen de vereniging die vervolgens samen moeten werken om vooruit te komen.
Het beleidsplan wordt daarna vastgesteld. Het bestuur zorgt er voor dat de grafiek die de ledenontwikkeling weergeeft vanaf 2007, nog wordt opgenomen. De structuur die wordt vormgegeven op blz. 8 wordt voorlopig zo overgenomen. Eén van de beleidsthema’s (5.1.1) is gericht op het realiseren van een nieuwe structuur.
Formeren stuurgroep met de naam Octopus
De aanwezigen vormen de stuurgroep Octopus. Deze groep bewaakt het proces en waarborgt dat er daadwerkelijk tot actie wordt overgegaan. Ook zorgt deze groep dat er draagvlak is/komt om te handelen in lijn met vastgestelde beleid.
Deze groep gaat zich ook bezig houden met het formeren van zogenaamde ‘speerpuntgroepen’. Deze speerpuntgroepen bestaan uit enkele leden van Aegir die zich (verenigingsbreed) met één onderwerp bezig gaan houden.
Met welke thema’s wordt vanaf nu aan de slag gegaan?
- De aanwezigen besluiten om de elementaire commissie te gaan helpen met het behalen van de licentie zwem ABC (NRZ/NPZ). Met deze licentie in handen kan Aegir diploma’s blijven afgeven. Dit is voor de hele vereniging belangrijk.
- In deze licentie zitten ook aspecten die de andere commissies/Aegir als geheel raken:
- Vernieuwend kader;
- Veiligheid (code blauw/Verklaring Omtrent Gedrag)
- Opleiden van trainers
- Aanstellen vertrouwenspersoon
- Voor het krijgen van deze licentie bestaat er een checklist van 25 punten waar aan voldaan moet worden.
- De NRZ/NPZ-licentie is ook onder te brengen bij de beleidsthema’s 5.2.1 en 5.2.3 van Octopus.
Op 25 februari a.s. vergadert de elementaire commissie. Tijdens deze vergadering zal besproken worden welke punten van de checklist door henzelf worden opgepakt en wat door de anderen (uit Octopus) gedaan gaat worden. Dit zal zij communiceren met de groep.
Het vernieuwen/verbeteren van ons kader (5.2.3)
Hier wordt een speerpuntgroep voor ingesteld door de diverse aanwezigen.
De kartrekker zal, naast de leden die vanavond zijn toegevoegd, nog twee andere leden vragen om aan te sluiten.
Communicatie
De voorzitter a.i. zorgt ervoor dat er een nieuw emailadres wordt aangemaakt waar de aanwezigen voor gemachtigd worden.
Aan het eind van de avond wordt uitgesproken dat we allemaal aan de slag gaan met de diverse acties. Tussentijdse terugkoppeling volgt via het ingestelde e-mailadres. Benader elkaar ook als dit nodig is. Het bestuur zal de voortgang volgen.
Op de volgende avonden in 2016 zijn 1-verenigingsavonden gepland:
- 26 mei
- 08 september
- 24 november
Login with Facebook